Se pueden dividir las funciones en dos grandes bloques:
- Aquellas que son meramente operativas.
- Las que conllevan una tarea estratégica de planificación y adaptación continua.
Las funciones operativas de las cuales se tiene que encargar el jefe de almacén serán aquellas que tienen que ver con la actividad diaria y rutinaria que se realiza dentro del mismo.
Estas actividades cambiarán evidentemente de estar a cargo del almacén de entrada (fundamentalmente de la materia prima para producción), del almacén(es) del stock generado en el WIP (working in process), o del almacén de producto terminado.
Operaciones del jefe de almacén en el punto de entrada
Las operaciones (principales) que tendrá que diseñar, ajustar y controlar el jefe de almacén en este punto de entrada serán aquellas acordes a la introducción del producto aprovisionado dentro de organización:
- Recepción de mercancía (en muelle).
- Revisión y control de calidad de lo recibido (de documentación adjunta a la mercancía, de embalaje, de cantidad, etc.)
- Reacondicionamiento de la mercancía para almacenaje (si fuera necesario algún cambio de UTI).
- Transporte a zona de almacenamiento, y registro final de alta en el almacén (este por medios de gestión manuales o automáticamente en base a Bar Code o RFID, en conjunción con el WMS, Warehouse Management System).
Operaciones del jefe de almacén en el punto de salida del producto
En el almacén de producto terminado las operaciones cambian un poco, y son, como no podía ser de otra manera, las relativas a la salida del producto elaborado fuera de la organización:
- Realización del picking de acuerdo a las líneas de pedido recibidas.
- Acondicionamiento del producto a las condiciones exigidas por el transporte y cliente.
- Expedición del producto (física y documental).
- Actualización de los registros en el WMS (para dar de baja el producto en el almacén).
- El transporte a la zona de consolidación en el medio de transporte utilizado para la distribución del producto.
Funciones estratégicas del jefe de almacén
Dentro de estas funciones se encuentran, aquellas donde se concentran los mayores retos para el jefe de almacén de acuerdo a los nuevos objetivos que se plantean para ésta área.
Suelen ser funciones relativas a la planificación y adaptación futura y constante de procedimientos operativos y tecnológicos pero también, al aumento de coordinación con las áreas productivas y comerciales de la organización.
Para finalizar con las funciones estratégicas del jefe de almacén no nos podemos olvidar de la gestión del personal que trabaja en el mismo.
Objetivos estratégicos del jefe de almacén
Uno de los objetivos más importantes que deberá de conseguir será definir la estrategia futura y cómo planificar su implantación.
Nos estamos refiriendo a la adaptación de nuevas técnicas operativas o la búsqueda e identificación de tecnología útil de acuerdo a las necesidades del almacén.
Un ejemplo de esto, puede ser la estrategia progresiva de cambio de un sistema de identificación por código de barras a etiquetas con tecnología RFID y el impacto que eso tendrá en los procedimientos operativos y de gestión del almacén.
La coordinación con otras áreas empresariales es capital para que el almacén pueda gestionarse de manera adecuada y sea un centro de beneficio. Nos estamos refiriendo, por ejemplo, a que en base a una filosofía productiva acordada (por ejemplo, just in time) con fabricación, con una planificación adecuada (mediante a un software MRP, Materials Requirements Planning que se desprenda de un PMP, Plan Maestro de Producción) se pueda ajustar un correcto inventario y se tenga un perfecto control del stock en función al establecimiento de una serie de puntos temporales de reabastecimiento (cuando) y cálculo de lote económico (cuanto).
Todo esto redundará en unos correctos índices de rotación y cobertura por producto, y una reorganización del layout del almacén adaptado a cada necesidad puntual.
El jefe de almacén y la gestión de recursos humanos
Para finalizar, y como guinda al pastel de las funciones que debe liderar el jefe de almacén, nos encontramos con aquellas directamente relacionadas con la gestión de los Recursos Humanos.
Aspectos como:
- Cultura organizacional.
- Clima laboral.
- Planes de carrera atractivos.
- Diseño del puesto de trabajo.
- Evaluación del desempeño del trabajador.
- Creación de un plan de incentivos idóneo.
Fuente: IMF Business School